Cara Membuat Visa Schengen Lengkap

Pada dasarnya anda bisa mengajukan visa melalui Kedutaan negara yang bersangkutan. Namun sekarang ini, disebabkan semakin banyaknya aplikasi pengajuan visa dan keterbatasan sumber daya di kedutaan, sebagian besar kedutaan telah mendelegasikan pekerjaan ini ke Pusat Aplikasi Visa atau VAC (Visa Application Centre). VAC adalah semacam agen atau lembaga terpisah, bukan bagian dari kedutaan. Tugasnya hanya mengumpulkan data. Keputusan diterima atau tidaknya permohonan visa tetap menjadi wewenang kedutaan.

Saat ini ada tiga VAC untuk negara-negara Schengen, yaitu VFS Global, TLS Contact, dan BLS.

VFS (Visa Facilitating Services) Global melayani paling banyak negara, yaitu Austria, Belgia, Republik Ceko, Denmark, Estonia, Finlandia, Islandia, Jerman, Latvia, Luxembourg, Belanda, Norwegia, Swedia, dan Swiss. Kantor VFS Global terdapat di Jakarta, Surabaya, dan Denpasar. Untuk mengisi aplikasi dan membuat janji temu, anda bisa mengunjungi website https://www.vfsglobal.com/en/individuals/index.html.

TLS Contact menangani pembuatan visa Schengen ke Perancis. Kantornya hanya ada di Jakarta, dan alamat website https://fr.tlscontact.com/id/jkt/index.php.

Sedangkan BLS melayani pembuatan visa Schengen ke Spanyol. Kantornya di Jakarta, dan alamat website https://idn.blsspainvisa.com/bahasa/index.php

Mengurus visa melalui agen dikenakan biaya layanan, namun ada sejumlah keuntungan yang diperoleh, antara lain: masa tunggu untuk janji temu lebih cepat, pengajuan dapat dilakukan oleh pihak ketiga yang diberi kuasa, cukup datang satu kali saat pengambilan data biometrik, status pemrosesan dapat dilihat kapan saja secara daring, notifikasi bisa via sms, dan pengembalian paspor dapat dikirim langsung ke rumah.

Beberapa kedutaan tetap melayani permohonan visa secara mandiri, yaitu Yunani, Hungaria (menerima juga visa ke Lithuania), Italia (yang telah menghentikan kerja sama dengan VFS Global sejak 1 November 2021), Polandia, dan Slovakia. Kedutaan Spanyol pun masih menerima permohonan visa secara langsung, meskipun jumlahnya dibatasi.

Dewasa : 80 euro (sekitar 1,280 juta Rupiah)

Anak usia 6-12 tahun : 40 euro (sekitar 640 ribu Rupiah)

Anak di bawah 6 tahun : gratis

Semua biaya dibayarkan dalam mata uang Rupiah sesuai kurs saat itu.

Lalu ada biaya layanan jika melalui agen, yaitu 485 ribu per aplikasi di VFS Global, 565 ribu di di TLS Contact, dan sekitar 400 ribuan di BLS. Biaya bisa berubah sewaktu-waktu.

Lalu ada beberapa biaya lain yang dikenakan oleh agen jika anda menggunakannya, antara lain fasilitas kurir untuk pengembalian paspor, sms notifikasi, pengisian formulir (jika ingin dibantu), cetak dokumen dan foto, fotokopi dokumen, dsb.

Visa Schengen berlaku untuk perjalanan singkat selama maksimum 90 hari dalam rentang waktu 180 hari. Visa Schengen dapat digunakan untuk tujuan wisata, bisnis, dinas, menghadiri suatu acara, mengunjungi teman atau keluarga, dan tujuan lainnya di luar keperluan mendapat pekerjaan tetap.

Jika anda merencanakan berada di suatu negara Schengen dalam waktu lebih dari 90 hari, anda harus mengajukan visa nasional ke negara tsb.

Visa Schengen terbagi dua jenis, single entry dan multiple entry. Single entry berlaku untuk satu kali kunjungan ke negara-negara Schengen. Dengan visa ini anda bisa berkunjung ke beberapa negara sekaligus, tapi tidak diselingi keluar dari kawasan Schengen. Begitu keluar maka harus ajukan visa lagi untuk masuk. Sedangkan visa multiple entry dapat diseling keluar dari negara Schengen. Berapa kali keluar masuknya tidak dibatasi, yang penting total durasinya tidak lebih dari 90 hari dalam waktu 180 hari.

1. Itinerary (jadwal perjalanan)

Sebelum mengajukan visa, Anda perlu membuat itinerary atau jadwal perjalanan. Dari sini dapat diketahui anda harus membuat visa Schengen melalui negara apa. Negara terpenting dalam jadwal perjalanan anda, atau negara pertama yang dikunjungi, atau negara yang paling lama dikunjungi, adalah negara yang menjadi tempat pembuatan visa.

Itinerary ini akan dilampirkan bersama dokumen lainnya.

2. Paspor yang masih berlaku.

Paspor anda harus memiliki masa berlaku sekurang-kurangnya 6 bulan sejak tanggal keberangkatan ke negara tujuan. Paspor tersebut juga tidak boleh dikeluarkan lebih dari 10 tahun dan masih memiliki sekurang-kurangnya 2 halaman kosong.

3. Formulir pendaftaran visa

Formulir pendaftaran visa bisa didapatkan di situs kedutaan atau agen layanan pembuatan visa (VFS/TLS/BLS). Formulir ada yang diisi secara daring lalu dicetak, ada juga yang dicetak dulu lalu diisi dengan tulisan tangan.

4. Pas foto terbaru

Pasfoto terbaru tidak lebih dari 6 bulan, 2 lembar ukuran 35 mm x 45 mm dengan latar belakang polos berwarna putih atau abu-abu muda, dengan proporsi kepala minimal 80% dari keseluruhan gambar. Kedua foto dilampirkan di formulir pendaftaran visa.

5. Bukti tiket dan akomodasi

Tiket berisi keterangan mengenai jadwal, maskapai, dan nomor penerbangan. Selain itu, lampirkan bukti pemesanan hotel atau sewa apartemen. Tiket tidak harus sudah dibayar (issued), cukup booking saja. Atau cari tiket yang memiliki opsi pembatalan.

Jika anda menginap di rumah seseorang, informasikan hal tsb dalam surat undangan atau surat jaminan sponsor.

6. Surat undangan dan surat jaminan dari Sponsor

Jika anda diundang oleh suatu lembaga atau seseorang di negara tujuan, lampirkan surat undangan dari pengundang (sponsor). Surat ini dilengkapi dengan dokumen data sponsor (misalnya paspor), surat jaminan dari sponsor mengenai akomodasi anda, dan rekening bank dari sponsor.

Jika anda diundang oleh kerabat anda, lampirkan bukti hubungan keluarga (akta lahir atau kartu keluarga). Jika anda diundang oleh teman (teman biasa atau teman spesial), lampirkan bukti-bukti apa pun yang menunjukkan hubungan anda dengan dia (bisa foto-foto, surat-menyurat, chat).

7. Bukti keterangan mengenai pekerjaan

Bagi karyawan, lampirkan No Objection Certificate (Surat Keterangan Tidak Keberatan) dari perusahaan. Surat ditulis dalam bahasa Inggris (atau bahasa negara tujuan utama), berisi keterangan mengenai perusahaan (nama, alamat, telepon), data mengenai karyawan (jabatan, lama bekerja, gaji bersih), jangka waktu yang diizinkan untuk cuti (tanggal yang diharapkan untuk kembali bekerja), dan tujuan perjalanan.

Bagi pengusaha/wiraswasta, lampirkan SIUP dan tagihan pajak terbaru.

Bagi pekerja bebas, lampirkan ringkasan portofolio (termasuk halaman media sosial/situs penjualan), dan bukti tiga penugasan terakhir (kontrak, slip pembayaran, dll).

Bagi pelajar, lampirkan surat konfirmasi pendaftaran untuk semester berjalan.

8. Rekening koran (bukti keuangan)

Lampirkan rekening koran 3 bulan terakhir. Jika anda diundang oleh sponsor yang telah menjamin akomodasi anda, rekening koran ini hanya bersifat dokumen pendukung saja. Tapi jika anda berangkat tanpa sponsor, rekening koran ini bersifat wajib dan saldonya pun harus cukup banyak untuk menunjukkan bahwa anda memiliki dana yang cukup selama tinggal di negara Schengen. Jumlah saldo minimumnya tidak ada patokan pasti, tapi sebagai gambaran sekitar 50-70 euro (sekitar 1 juta Rupiah) per hari dikalikan jumlah hari kunjungan anda di sana.

Selain itu, anda pun mungkin akan ditanya mengenai aset-aset yang anda miliki berikut buktinya, yang semua itu untuk menunjukkan bahwa anda punya kemampuan yang cukup untuk menjamin diri sendiri selama di negara tujuan.

9. Polis asuransi kesehatan/asuransi perjalanan

Polis asuransi kesehatan atau asuransi perjalanan ini harus mencakup pertanggungan medis, perawatan rumah sakit, kecelakaan, hingga pemulangan jenazah, dengan nilai minimum pertanggungan 30 ribu Euro (sekitar 480 ribu Rupiah). Di masa pandemi covid-19 yang secara resmi belum dinyatakan berakhir, sejumlah negara mensyaratkan asuransi anda harus juga menanggung biaya medis karena covid-19.

Berbeda dengan tiket pesawat atau hotel, polis asuransi perjalanan harus sudah issued (premi sudah dibayar dan polisnya sudah terbit). Tapi polis bisa dibatalkan dan premi dikembalikan jika pengajuan visa ditolak.

Anda dapat membeli asuransi perjalanan ke kawasan Schengen di situs ini. Ada Travel Pro dari Allianz, menanggung covid-19, premi kompetitif.

10. Dokumen kependudukan

Fotokopi KTP, kartu keluarga, buku nikah, akta lahir (untuk usia di bawah 18 tahun), dan dokumen lainnya jika dibutuhkan.

11. Dokumen tambahan

Khusus di masa pandemi atau pasca-pandemi ini, beberapa negara mempersyaratkan dokumen tambahan yaitu sertifikat vaksin Covid-19 lengkap dan hasil tes PCR. Vaksin yang diterima di Eropa adalah Astra-Zeneca, Johnson & Johnson, Moderna, dan Pfizer (Sinovac belum diterima). Untuk anak usia di bawah 12 tahun wajib didampingi orangtua yang telah mendapatkan vaksin Covid-19 lengkap, dan wajib melampirkan hasil PCR/Antigen (negatif), kecuali bagi anak berusia di bawah 6 tahun.

Berikut ini contoh proses permohonan visa Schengen melalui VFS Global, agen yang paling banyak mewakili negara Schengen.

1. Mengisi Formulir Aplikasi Visa

Mengisi formulir aplikasi visa dilakukan di website agen dan atau website yang disediakan kedutaan. Isi data secara lengkap, lalu cetak formulir yang telah diisi.

2. Membuat Janji Temu

Setelah mengisi formulir aplikasi, anda diminta untuk membuat janji temu untuk wawancara dan pengambilan data biometrik. Akan ditampilkan slot waktu yang tersedia untuk anda datang. Sesuaikan dengan waktu yang anda miliki.

3. Datang ke Visa Application Centre

Datang sesuai jadwal yang tetap ditetapkan saat janji temu. Anda harus datang sendiri, tidak bisa diwakilkan. Di sini anda harus membawa berkas dokumen lengkap baik asli maupun fotokopi, membayar biaya pembuatan bisa, mengambil data biometrik (sidik jari dan foto wajah), dan wawancara.

Di TLS Contact dan BLS, disediakan opsi untuk pengambilan data biometrik di tempat yang dikehendaki oleh pemohon (misalnya di rumah atau kantor), tentunya dengan biaya tambahan. Jadi untuk pengambilan data biometrik, staf agen yang akan datang ke tempat anda.

4. Pantau Proses Aplikasi

Status pengajuan visa dapat dipantau di website agen. Anda pun akan menerima email jika sudah ada keputusan. Dengan tambahan biaya, anda juga dapat menerima notifikasi via sms. Waktu pemrosesan visa 15 hari kalender, terhitung sejak berkas lengkap diterima di Kedutaan, tapi banyak testimoni menunjukkan prosesnya bisa lebih cepat.

5. Mengambil Paspor

Setelah menerima pemberitahuan bahwa visa telah jadi, anda bisa mengambil kembali paspor anda (berikut Visa Schengen yang menempel di salah satu halamannya) di kantor VAC. Paspor dapat diambil langsung oleh anda atau orang yang anda beri kuasa. Tersedia juga opsi paspor dikirim ke rumah, dengan tambahan biaya.

Lihat dulu alasannya. Alasan penolakan visa akan diinformasikan di surat penolakan, yang dikirim bersamaan dengan pengembalian paspor. Jika anda keberatan, anda bisa mengajukan banding tanpa dikenakan biaya.

Jika ada dokumen yang kurang atau tidak memenuhi syarat, anda harus mengajukan kembali permohonan visa dengan memperkuat dokumen yang diperlukan. Permohonan diulang dari awal dan dikenakan biaya seperti sebelumnya.

• Periksa kelengkapan dokumen dengan teliti. Gunakan form checklist seperti contoh di tautan ini agar tidak ada yang tertinggal. Dokumen yang tidak lengkap tidak akan diproses sebelum anda melengkapinya.
• Biaya visa dibayarkan secara tunai (cash), tidak bisa transfer. Jadi anda harus siapkan uang tunai sebesar yang diperlukan.
• Biaya pembuatan visa tidak dapat dikembalikan, walaupun pengajuan visa ditolak.
• Pada saat kedatangan tidak boleh telat. Jika telat lebih dari 15 menit, anda harus membuat ulang janji temu.
• Pengajuan visa Schengen dapat dibuat paling cepat 6 bulan sebelum keberangkatan dan paling lambat 15 hari sebelum keberangkatan. Idealnya 1-2 bulan sebelum keberangkatan.
• Diperolehnya visa Schengen tidak menjamin anda akan bisa masuk ke negara Schengen. Anda masih harus diperiksa di imigrasi negara tujuan pada saat kedatangan.

VFS Global

VFS Global melayani negara-negara Schengen sbb:

1. Austria (termasuk Malta dan Slovenia): https://visa.vfsglobal.com/idn/en/aut
2. Republik Ceko: https://visa.vfsglobal.com/idn/en/cze/
3. Denmark (termasuk Islandia): https://visa.vfsglobal.com/idn/en/dnk/
4. Finlandia (termasuk Estonia): https://visa.vfsglobal.com/idn/en/fin
5. Jerman: https://visa.vfsglobal.com/idn/en/deu/
6. Latvia: https://visa.vfsglobal.com/idn/en/lva/
7. Belanda (termasuk Belgia dan Luxemburg): https://visa.vfsglobal.com/idn/en/nld/
8. Norwegia: https://visa.vfsglobal.com/idn/en/nor/
9. Portugal: https://visa.vfsglobal.com/idn/en/prt/
10. Swedia: https://visa.vfsglobal.com/idn/en/swe/
11. Swiss: https://visa.vfsglobal.com/idn/en/che/

Anda juga dapat mengunjungi website VFS Global secara umum di alamat: https://www.vfsglobal.com/en/individuals/index.html, lalu pilih negara asal (Indonesia) dan negara tujuan, maka anda akan diarahkan ke website-website di atas.

Alamat Kantor VFS Global

– Jakarta: Kuningan City Mall Lt 1, No L1-30-32 Jl Prof Dr Satrio Kav 18, Setiabudi, Kuningan, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12940.

– Surabaya: Graha Bukopin Lt 10, Unit 11, Jl Panglima Sudirman No 10-18, Surabaya, Jawa Timur 60271.

– Denpasar: Benoa Square Lt 3 No 14.3/A, Jl By Pass I Gusti Ngurah Rai No 21A, Kedonganan, Kuta, Bali 80361.

TLS Contact

TLS Contact hanya melayani permohonan visa ke negara Perancis.

Alamat website: https://fr.tlscontact.com/id/jkt/index.php

Alamat kantor: Menara Anugrah Lt Dasar dan Lt 3, Lingkar Mega Kuningan Setiabudi, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12950.

BLS

BLS hanya melayani permohonan visa ke negara Spanyol.

Alamat website: https://idn.blsspainvisa.com/bahasa/index.php.

Alamat kantor: Palma One Building, Unit 1001, Lantai 10, Jl HR Rasuna Said Kav X-2 No 4, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12950

Kedutaan

Negara-negara selain yang telah bekerja sama dengan agen-agen di atas hanya menyediakan permohonan visa di kedutaan masing-masing.

Berikut alamat website untuk pendaftaran visa dan alamat kantor kedutaannya di Indonesia.

1. Yunani

Alamat website untuk pendaftaran visa: https://www.mfa.gr/missionsabroad/en/visas.html?mission=jrt&mis=indonesia

Alamat kantor: Jl HR Rasuna Said Kav X-7 No 6, Kuningan, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12950. Telp 021-5207776

2. Hungaria (termasuk Lithuania)

Alamat website untuk pendaftaran visa: https://jakarta.mfa.gov.hu/idn/page/uegyfelszolgalat

Alamat kantor: Jl HR Rasuna Said Kav X-3 No 1, Kuningan, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12950. Telp 021-5203460.

3. Italia

Alamat website untuk pendaftaran visa: https://ambjakarta.esteri.it/ambasciata_jakarta/id/informazioni_e_servizi/visti/ atau https://vistoperitalia.esteri.it/home.aspx

Alamat kantor: Jl Diponegoro No 45, Menteng, Jakarta Pusat, DKI Jakarta 10310. Telp 021-31937445

4. Polandia

Alamat website untuk pendaftaran visa: https://www.gov.pl/web/indonesia-id/visa

Alamat kantor: Jl HR Rasuna Said Kav X-4 No 3, Kuningan, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12950. Telp 021-2525938

5. Spanyol

Selain melalui BLS, Kedutaan Spanyol juga menerima permohonan visa secara langsung.

Alamat website untuk pendaftaran visa: https://www.exteriores.gob.es/Embajadas/yakarta/en/ServiciosConsulares/Paginas/Consular/Visados-Schengen.aspx

Alamat kantor: Jl Haji Agus Salim No 61, Menteng, Jakarta Pusat, DKI Jakarta 10350. Telp 021-3142355

6. Slovakia

Alamat website untuk pendaftaran visa: https://www.mzv.sk/web/jakarta-en/services

Alamat kantor: Jl Moch Yamin No 29, Menteng, Jakarta Pusat, DKI Jakarta 10310. Telp 021-3101068.

Ada pun untuk satu negara yaitu Liechtenstein tidak ditemukan informasi bagaimana cara mengajukan visa. Kemungkinan karena jarang sekali orang Indonesia yang bepergian dengan tujuan utama negara ini. Dan tentu saja anda dapat menggunakan visa Schengen dari negara mana pun untuk menuju Liechtenstein.

Demikian informasi tentang cara membuat visa Schengen. Semoga bermanfaat. Artikel ini akan terus kami perbarui sesuai perkembangan informasi terbaru. []

Bagi anda yang hendak mengajukan visa Schengen, anda bisa mendapatkan salah satu syaratnya yaitu asuransi perjalanan melalui situs ini. Travel Pro dari Allianz, menyediakan jaminan perlindungan yang lengkap selama perjalanan anda dengan plan Superior dan Deluxe, dan perlindungan dasar bagi anda yang sangat ingin berhemat dengan plan Schengen Basic.

Informasi tentang Travel Pro, klik di SINI.

Untuk mendaftar, silakan mengisi formulir di bawah ini.